© Jörg RothweilerMonique Haas-Fischer und Daniel Haas erläuterten uns die Kernfunktionen der «E3»-Standardsoftware.Monique Haas-Fischer und Daniel Haas erläuterten uns die Kernfunktionen der «E3»-Standardsoftware.Blaulichtkräfte sind rund um die Uhr im Einsatz – und wissen meist nicht, wo sie wann gebraucht werden. Dennoch sind sie bei Bedarf innert Minuten vor Ort. Damit das funktioniert, ist gute Planung unerlässlich. Viele Blaulichtkräfte vertrauen dabei auf die «E3»-Software der Basler Spezialistin Ethelred AG.

In der Schweiz und im benachbarten Ausland vertrauen Hunderte Firmen mit Zigtausenden Mitarbeitenden sowie zahlreiche Blaulichtinstitutionen auf die Workforce-Management-Software «E3» der Schweizer Ethelred AG. Diese ging vor 35 Jahren aus der vor 40 Jahren gegründeten Firma Haas + Wollmann hervor, beschäftigt heute 25 Mitarbeitende, hat sich auf die Entwicklung von Standardsoftware für die ­Personal- und Einsatzplanung, die Zeit- und Leistungs­er­fassung, das Ausbildungs- und Qualitätsmanagement sowie das Betriebsdaten- und das Zutrittsmanagement spezialisiert.

Modulares Konzept für maximale Flexibilität

Die von Ethelred selbst entwickelte, mehrsprachig erhältliche und sowohl stationär als auch mobil nutzbare Standard­software «E3» gilt unter Fachleuten als eine der besten Lösungen am Markt. Das hat laut Daniel Haas, Leiter Entwicklung und Geschäftsführer, mehrere Gründe: «Einerseits besitzen wir die Erfahrung aus vier Jahrzehnten Entwicklungsarbeit und Hunderten Kundenprojekten. Andererseits sind wir als Familienunternehmen sehr agil und realisieren Kundenwünsche inhouse. Vor allem aber haben wir vom ersten Tag an auf ein Modulkonzept gesetzt: Alle Funktionen, auch jene, die wir auf Kundenwunsch entwickeln, werden als vollintegrierte Erweiterung der Standardsoftware realisiert. So können wir auch ohne teure Individualentwicklungen für alle Bedürfnisse passgenaue Lösungen anbieten.»

Hochflexibel, skalierbar und zukunftsfähig

Gerade Letzteres kommt Polizeien, Feuerwehren, Rettungs- und Sicherheitsorganisationen zugute, betont Monique Haas-Fischer, administrative Geschäftsleiterin der Ethelred AG: «Blaulichtkräfte benötigen massgeschneiderte Lösungen – und mit ‹E3› können selbst hochspezifische Bedürfnisse von Einsatzorganisationen perfekt abgebildet werden. Zudem kann ‹E3› jederzeit an sich verändernde Anforderungen angepasst werden. So erhalten Blaulichtkräfte individuelle Lösungen, die mitwachsen – zugunsten von Investitions- und Zukunftssicherheit.»

Hinzu kommt, dass die auf unterschiedlichsten Plattformen einsatzfähige und voll parametrierbare «E3»-Standardsoftware nahezu jedes beliebige institutionelle Modell abzu­decken vermag, wie Daniel Haas erklärt: «Unsere Software wird im Handel, in der Gastronomie, in der Industrie, im Gesundheitswesen, auf Verwaltungen und bei Blaulicht­organisationen genutzt. Mit jedem realisierten Projekt wächst unser modularer Fundus von Lösungen. Daher ist ‹E3› für alle Herausforderungen und für Organisationen jeder Grösse, von einigen Dutzend bis zu Tausenden Mitarbeitenden, geeignet.»

So vielseitig wie der Dienst

Für Blaulichtorganisationen essenziell sind laut Monique Haas-Fischer die Module für die Personal- und Einsat­z­planung. Ersteres ermöglicht das Management der gesamten Personaldisposition, insbesondere der Dienst- und Schichtplanung samt Fahrzeugen und anderen Einsatzmitteln. Zweiteres wird für die konkrete Planung von Ereignissen, etwa Demonstrationen, Grossveranstaltungen oder Staatsempfängen, genutzt. Die mit diesen Modulen erstellten Dienst-, Schicht-, Tages- und Einsatzpläne werden mithilfe von «E3 Web» auf die mobilen Endgeräte der Mitarbeitenden ausgerollt – damit diese jederzeit wissen, welche Ereignisse anstehen und wo sie wann für welche Aufgabe eingeteilt sind.

Dank der vollen Integration der Module für die Zeit- und Leistungserfassung werden die geleisteten Dienste ebenfalls in «E3» erfasst – und zwar regelbasiert. «So können auch Pikett-, Bereitschafts- oder Sonderdienste korrekt verbucht und abgerechnet werden», erklärt Daniel Haas – und verweist auf das Modul Absenzenmanagement, mit dem auch Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, Ferien oder Aus- und Weiterbildungen gemanagt werden können: «Gerade für Blaulichtkräfte, die ihr Wissen und ihre Fähigkeiten stets up- to- date halten müssen, ist das Modul Qualitäts­management und Ausbildungsplanung besonders nützlich. Mit ihm können regelmässige sowie einmalige Kurse, Trainings oder Fortbildungen geplant und die entsprechenden Qualifikationen verwaltet werden. Ausbilder können Kurse erstellen und die für diese aufzubietenden Mitarbeitenden eruieren und kontaktieren. Die adressierten Mitarbeitenden sehen, wozu sie aufgefordert sind, und melden sich via Mobil­gerät direkt an. Die geplante Absenz wird dann sofort auch in der Einsatzplanung angezeigt und in der Zeiterfassung gebucht – und nach erfolgreichem Kursbesuch wird dem Mitarbeitenden automatisch die entsprechende Qualifikation zugeteilt. Zugleich sieht die Verwaltung auf der ­‹E3›-Plattform, welcher Kurs welchen Status hat und in welches Budget die allfälligen Kurskosten einfliessen.»

Integrierte Zutrittskontrolle

«Nicht zuletzt», ergänzt Monique Haas-Fischer, «nutzen viele unserer Kunden – auch aus dem Blaulichtsegment –
das Modul Zutrittskontrolle. Mit diesem und von uns vertriebenen Terminals von Dormakaba, PCS und Datafox, unserem Terminalanbindungsmodul ‹E3-Comm› sowie Identifikationsmedien wie Legic, Schlüsselanhängern oder Smart Cards können alle erdenklichen Zutrittsorte wie Türen, Tore, Schranken oder Lifte überwacht und sämtliche Zutritte erfasst und kontrolliert werden.»

Zeitflexibel und ereignisorientiert

Eine zentrale Besonderheit von «E3» ist die Möglichkeit, sich frei auf der Zeitachse zu bewegen. So sind – die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt – rückwirkende Korrekturen von Daten ebenso möglich wie vorausschauende Simulationen und Optimierungen. Buchungen werden dabei automatisch und revisionstauglich ausgeführt, nötigenfalls inklusive der automatischen Korrekturbuchungen in den über modulare Schnittstellen angebundenen Umsystemen wie SAP, POLIS oder dem jeweiligen Einsatzleitsystem. «So können Planungen für Einsätze, Schichten, Dienste, Absenzen et cetera auch in der Vergangenheit geändert werden, wobei alle nachfolgenden Korrekturen in der Abrechnung vollautomatisch ausgeführt werden», erläutert Daniel Haas.

Zugunsten intuitiv einfacher Bedienbarkeit ist «E3» zudem ereignisorientiert konzipiert. Die Anwendenden arbeiten mittels «Ereignissen» anstelle abstrakter Daten – und das System berechnet dann anhand der definierten Reglemente die zugehörigen buchungswirksamen Zeit- oder Geldbe­träge. «Damit steigt die Datenkorrektheit – und mit dieser die Qualität des Reportings, für das Standardlisten und Listen­generatoren, aber auch Direktabfragen mittels Abfrage-Assistent oder Script-Sprache (Datawarehousing) zur Verfügung stehen», erklärt Monique Haas-Fischer.

Fazit

Die stattliche Zahl von Blaulichtorganisationen, welche die Standardsoftware «E3» bereits einsetzen, verwundert nicht. Eher ist man geneigt zu fragen, weshalb nicht alle es tun. Erstens handelt es sich um ein zu 100 Prozent im Inland entwickeltes Produkt. Zweitens ist die Lösung dank ihrer modularen Konzeption vielfältig an die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der BORS-Institutionen adaptierbar. Drittens läuft die Standardsoftware auf praktisch jedem System und kombiniert eine effiziente Personal- und Einsatzplanung mit umfassenden Möglichkeiten zur Zeit- und Leistungserfassung sowie zur Zutrittskontrolle und für weitere Aufgaben. All dies führt zu mehr Sicherheit und Effizienz sowie – dank automatisierter, regelbasierter Daten­berechnungen und rollenbasierter Berechtigungen – einer markant höheren Datenqualität. In Kombination mit vielfältigen Schnittstellen zur Anbindung an über- und untergeordnete Umsysteme automatisiert und präzisiert «E3» redundante Tätigkeiten und ermöglicht ein umfassendes Reporting – zugunsten schlankerer Prozesse und einer effektiveren Qualitäts- und Planungskontrolle.

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